Reforma tributária revela obstáculos na automação empresarial

A iminente reforma tributária já sinaliza vulnerabilidades significativas nas rotinas fiscais corporativas. Com a entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) a menos de nove meses, muitas organizações se veem presas a procedimentos demorados e à execução manual de tarefas.

Uma pesquisa conduzida pela V360, companhia especializada em otimizar o processamento de pagamentos a fornecedores, revela que uma parcela expressiva de 62,2% das empresas necessita de mais de 20 dias para efetuar o registro de uma nota fiscal em seus sistemas, e 22,3% extrapolam o prazo de 30 dias.

Contraditoriamente, 87% das organizações declaram possuir um elevado grau de automação fiscal. Essa disparidade aponta para o que especialistas denominam "falsa automação", situação em que, embora os processos sejam digitalizados, a necessidade de intervenção humana persiste.

Mesmo com a evolução tecnológica, a adaptação ao vindouro modelo tributário promete intensificar a pressão sobre estruturas já tidas como ineficazes. Esse cenário expõe pontos críticos em um período de profundas transformações no sistema fiscal brasileiro.

O estudo envolveu 355 profissionais de empresas de médio e grande porte, predominantemente aquelas com alta demanda operacional. Entre as companhias participantes, 63% processam um volume superior a 10 mil notas fiscais mensalmente.

Automação incompleta e morosidade

Na realidade, a automatização ainda se mostra deficiente. Apesar de 61% das empresas conseguirem a captura automática de notas fiscais, somente 49% efetivam o registro no sistema sem a necessidade de intervenção manual.

Tal cenário ocorre porque o Enterprise Resource Planning (ERP), que em português significa Recurso de Planejamento Empresarial e atua como o centro operacional das companhias, requer integrações e validações complementares para operar com total eficácia no complexo ambiente tributário do Brasil.

"Muitas organizações creem estar plenamente automatizadas, contudo, ainda dependem de colaboradores para validar informações e finalizar procedimentos", observa Izaias Miguel, presidente-executivo (CEO) da V360. Ele complementa: "O documento é inserido automaticamente, mas exige ajustes e verificações prévias à sua tramitação no sistema."

Perigos nas operações

A pesquisa também ressalta deficiências na etapa de validação das notas fiscais. Somente 48% das empresas realizam uma conferência integral, cotejando itens, valores e quantidades com os respectivos pedidos de compra.

Enquanto isso, 44% efetuam verificações parciais, e 8% ainda mantêm um sistema operacional inteiramente manual.

Essa conjuntura eleva a probabilidade de ocorrência de pagamentos equivocados, falhas fiscais e a diminuição do controle interno, sobretudo em empresas que lidam com um vasto número de fornecedores.

"O intervalo entre a emissão e o registro de uma nota fiscal serve como um indicador nítido de eficiência. Quando esse processo se estende por semanas, há um inevitável acúmulo de exceções e a necessidade de retrabalho", pontua Miguel.

Aumento da pressão com a reforma

A implementação do novo arcabouço tributário provavelmente intensificará essa situação. As corporações precisarão ajustar seus sistemas para gerenciar tanto as normas preexistentes quanto as novas de forma concomitante, além de incorporar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que juntos formarão o IVA Dual.

Conforme a análise do CEO da V360, o maior desafio não reside meramente na compreensão da reforma, mas sim em sua efetiva implementação dentro de estruturas operacionais que são frequentemente complexas e carecem de integração.

"O levantamento evidencia vulnerabilidades significativas nos procedimentos de validação: menos da metade das empresas realiza uma verificação completa das notas fiscais em relação aos pedidos de compra, enquanto as demais dependem de validações parciais ou manuais. Essa realidade amplifica o risco de falhas", afirma Miguel.

Etapa de testes

Em 2026, a reforma tributária entrará em uma fase experimental, na qual as empresas aplicarão uma alíquota simbólica de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, valores que serão abatidos dos impostos vigentes. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão progressivamente eliminados, e as alíquotas da CBS e do IBS serão elevadas.

Apesar das alíquotas iniciais serem apenas simbólicas, as obrigações acessórias são de cumprimento imediato. As organizações precisarão detalhar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher campos mandatórios inéditos e classificar corretamente produtos e serviços para fins fiscais. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu a aplicação de multas pela ausência da discriminação desses dois novos tributos nas notas fiscais, medida válida até o quarto mês subsequente à regulamentação da CBS e do IBS.

Conforme Miguel, neste contexto, a automação transcende seu papel de mera ferramenta operacional para se tornar um elemento estratégico fundamental. "Empresas com maior eficiência tendem a adquirir agilidade para enfrentar as transformações, ao passo que aquelas com processos desorganizados podem incorrer em maiores custos, erros e desafios de adaptação", conclui.